Dudas resueltas sobre el depósito de las Cuentas Anuales

¿Quién tiene qué presentar las cuentas?
Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditaria por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios, que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales, presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación. Los demás empresarios inscritos podrán solicitar, con arreglo a las disposiciones del Reglamento del Registro Mercantil, el depósito de sus cuentas debidamente formuladas. (Art. 365 del Reglamento del Registro Mercantil)

¿Qué plazo hay para presentar las Cuentas?
La presentación de las cuentas para su depósito en el Registro Mercantil estará dentro del plazo reglamentario si se presentan dentro del mes siguiente a fecha de celebración de la Junta en la que se aprueban (Art. 365.1 del Reglamento del Registro Mercantil y 279 Ley de sociedades de Capital). El cómputo del mes será de fecha a fecha (art. 5º del Código Civil). Por ejemplo, si la junta se celebra el 25 de Junio, el último día del plazo es el 25 de Julio)

En el caso de presentaciones telemáticas es necesario precisar lo siguiente:
Si la recepción del envío se produce con diario de presentación abierto (9:00 a 17:00 horas), se presentarán a la hora de su recepción; si la recepción del envío es de 17:00 a 8:59 horas se presentarán a las 9:00 horas del primer día hábil siguiente.
Si la recepción se produce en festivo, se presenta el día hábil siguiente a las 9:00 horas.
Como excepción, de conformidad con lo dispuesto en el art. 248 apartado 4º de la ley hipotecaria en redacción dada por la ley 24/2005 de 18 de noviembre y en relación al número 2 del apartado 3º de dicho precepto los envíos telemáticos realizados antes de las 00:00 horas del día 30 de julio, se consideraran presentados dentro del mismo día del envío.

¿Qué pasa si presento las Cuentas fuera de plazo?
La presentación fuera de plazo, antes de que finalice el año, no conlleva sanción alguna por parte del Registro Mercantil.
SI TRANSCURRE UN AÑO desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito, se procederá al cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los que constan en el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil.

¿Cuántos ejercicios hay que presentar para reabrir la Hoja Social?
Solo es exigible, para el levantamiento del cierre provisional de la hoja registral, el depósito de las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios. (RDGRN de 3/10/05 y 8/02/10).
En la actualidad son los ejercicios 2010, 2011 y 2012. La falta de depósito del 2013, para ejercicios que comprenden el año natural, aún no produce el cierre.

¿Se puede inscribir la Liquidación de la Sociedad sin presentar Cuentas?
Sí, se puede, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil, interpretado por la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 20 de septiembre de 2.001 (BOE 30/10/01).

¿Hace falta legitimar la firma de la Certificación de aprobación de Cuentas?
No, ya no hace falta, sea cual sea el formato en el que se presenten, e incluso aunque tuviera que presentar ejercicios anteriores, conforme a lo establecido en la Ley 25/2011 de 1 de agosto de Reforma Parcial de la Ley de Sociedades de Capital, concretamente en su preámbulo y en la nueva redacción dada al art. 279 del citado texto legal.

¿Qué documentos son los que hay que presentar?
El mínimo a presentar, es de 9 documentos que son:

• 1. Certificación de aprobación de Cuentas
• 2. Memoria
• 3. Balance
• 4. Cuenta de Pérdidas y Ganancias
• 5. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
• 6. Informe Medioambiental
• 7. Informe de Acciones/Participaciones Propias
• 8. Hoja de datos generales de identificación
• 9. Instancia de Presentación

En caso de tener que presentar Informe de Auditoría, el número de Documentos ascendería a 12. Son, además de los anteriores:

• 10. Informe de Auditoría
• 11. Informe de Gestión
• 12. Estado de Flujos de Efectivo

¿En qué modelos debo presentar las Cuentas Anuales Consolidadas?
Ya existen modelos normalizados para la presentación de cuentas consolidadas, aprobados en la orden JUS/1698/2011, de 13 de Junio, y publicados en el BOE el 20 de junio de 2011. Dichos modelos han sido incluidos en la última actualización del programa de Depósito Digital para posibilitar su presentación telemática o en soporte CD / DVD.

¿Cómo se pueden subsanar unas cuentas ya depositadas?
Es necesario distinguir entre errores de transcripción y errores en la contabilidad:

ERROR DE TRANSCRIPCIÓN

Los datos contables contenidos en las cuentas anuales depositadas no son correctos debido a una transcripción errónea. Los socios dispusieron de la información correcta y la Junta adoptó correctamente el acuerdo de aprobación de cuentas y aplicación del resultado. Bastará con la presentación de una certificación expedida por el órgano de administración que indique el error, su subsanación y la solicitud al Registrador para que lo incorpore en el depósito ya practicado, acompañando en su caso los documentos con los datos correctos.

ERROR CONTABLE

Los datos contables contenidos en las cuentas anuales no son correctos debido a un error en la contabilidad. Será necesario la celebración de una nueva Junta que apruebe las cuentas y una nueva certificación con todos los requisitos necesarios, en la que conste que se presentan unas nuevas cuentas y se detallen los defectos detectados en las primeras. Esta certificación se acompañará de todos los documentos necesarios para un correcto depósito. Ambas presentaciones quedarán depositadas en el Registro.

¿Qué plazo hay para subsanar?
No hay un plazo determinado. No obstante, es de advertir que el asiento de presentación de un depósito de cuentas, tiene una duración de 5 meses (art. 367 RRM)

¿Quién ha de firmar la Certificación de aprobación de Cuentas?
Dependiendo del órgano de administración de la Sociedad y siempre que figure vigente e inscrito en el Registro:
En el caso de Administrador Único, el Administrador Único
En el caso de Administradores Solidarios, bastará con la firma de uno de ellos.
En el caso de Administradores Mancomunados:

• tratándose de sociedades anónimas los dos.
• en el caso de sociedades de responsabilidad limitada, los administradores a los que los estatutos atribuyan el poder de representación. Ejemplo: si hay 5 administradores mancomunados nombrados y los estatutos establecen que será suficiente la actuación de dos cualesquiera de ellos, esas dos firmas serán las únicas necesarias en la certificación.

En el caso de Consejo de Administración, el secretario o vicesecretario con el visto bueno del presidente o vicepresidente.