Dudas resueltas sobre el depósito de las Cuentas Anuales

¿Quién tiene qué presentar las cuentas?
Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditaria por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios, que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales, presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación. Los demás empresarios inscritos podrán solicitar, con arreglo a las disposiciones del Reglamento del Registro Mercantil, el depósito de sus cuentas debidamente formuladas. (Art. 365 del Reglamento del Registro Mercantil)

¿Qué plazo hay para presentar las Cuentas?
La presentación de las cuentas para su depósito en el Registro Mercantil estará dentro del plazo reglamentario si se presentan dentro del mes siguiente a fecha de celebración de la Junta en la que se aprueban (Art. 365.1 del Reglamento del Registro Mercantil y 279 Ley de sociedades de Capital). El cómputo del mes será de fecha a fecha (art. 5º del Código Civil). Por ejemplo, si la junta se celebra el 25 de Junio, el último día del plazo es el 25 de Julio)

En el caso de presentaciones telemáticas es necesario precisar lo siguiente:
Si la recepción del envío se produce con diario de presentación abierto (9:00 a 17:00 horas), se presentarán a la hora de su recepción; si la recepción del envío es de 17:00 a 8:59 horas se presentarán a las 9:00 horas del primer día hábil siguiente.
Si la recepción se produce en festivo, se presenta el día hábil siguiente a las 9:00 horas.
Como excepción, de conformidad con lo dispuesto en el art. 248 apartado 4º de la ley hipotecaria en redacción dada por la ley 24/2005 de 18 de noviembre y en relación al número 2 del apartado 3º de dicho precepto los envíos telemáticos realizados antes de las 00:00 horas del día 30 de julio, se consideraran presentados dentro del mismo día del envío.

¿Qué pasa si presento las Cuentas fuera de plazo?
La presentación fuera de plazo, antes de que finalice el año, no conlleva sanción alguna por parte del Registro Mercantil.
SI TRANSCURRE UN AÑO desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito, se procederá al cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los que constan en el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil.

¿Cuántos ejercicios hay que presentar para reabrir la Hoja Social?
Solo es exigible, para el levantamiento del cierre provisional de la hoja registral, el depósito de las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios. (RDGRN de 3/10/05 y 8/02/10).
En la actualidad son los ejercicios 2010, 2011 y 2012. La falta de depósito del 2013, para ejercicios que comprenden el año natural, aún no produce el cierre.

¿Se puede inscribir la Liquidación de la Sociedad sin presentar Cuentas?
Sí, se puede, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil, interpretado por la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 20 de septiembre de 2.001 (BOE 30/10/01).

¿Hace falta legitimar la firma de la Certificación de aprobación de Cuentas?
No, ya no hace falta, sea cual sea el formato en el que se presenten, e incluso aunque tuviera que presentar ejercicios anteriores, conforme a lo establecido en la Ley 25/2011 de 1 de agosto de Reforma Parcial de la Ley de Sociedades de Capital, concretamente en su preámbulo y en la nueva redacción dada al art. 279 del citado texto legal.

¿Qué documentos son los que hay que presentar?
El mínimo a presentar, es de 9 documentos que son:

• 1. Certificación de aprobación de Cuentas
• 2. Memoria
• 3. Balance
• 4. Cuenta de Pérdidas y Ganancias
• 5. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
• 6. Informe Medioambiental
• 7. Informe de Acciones/Participaciones Propias
• 8. Hoja de datos generales de identificación
• 9. Instancia de Presentación

En caso de tener que presentar Informe de Auditoría, el número de Documentos ascendería a 12. Son, además de los anteriores:

• 10. Informe de Auditoría
• 11. Informe de Gestión
• 12. Estado de Flujos de Efectivo

¿En qué modelos debo presentar las Cuentas Anuales Consolidadas?
Ya existen modelos normalizados para la presentación de cuentas consolidadas, aprobados en la orden JUS/1698/2011, de 13 de Junio, y publicados en el BOE el 20 de junio de 2011. Dichos modelos han sido incluidos en la última actualización del programa de Depósito Digital para posibilitar su presentación telemática o en soporte CD / DVD.

¿Cómo se pueden subsanar unas cuentas ya depositadas?
Es necesario distinguir entre errores de transcripción y errores en la contabilidad:

ERROR DE TRANSCRIPCIÓN

Los datos contables contenidos en las cuentas anuales depositadas no son correctos debido a una transcripción errónea. Los socios dispusieron de la información correcta y la Junta adoptó correctamente el acuerdo de aprobación de cuentas y aplicación del resultado. Bastará con la presentación de una certificación expedida por el órgano de administración que indique el error, su subsanación y la solicitud al Registrador para que lo incorpore en el depósito ya practicado, acompañando en su caso los documentos con los datos correctos.

ERROR CONTABLE

Los datos contables contenidos en las cuentas anuales no son correctos debido a un error en la contabilidad. Será necesario la celebración de una nueva Junta que apruebe las cuentas y una nueva certificación con todos los requisitos necesarios, en la que conste que se presentan unas nuevas cuentas y se detallen los defectos detectados en las primeras. Esta certificación se acompañará de todos los documentos necesarios para un correcto depósito. Ambas presentaciones quedarán depositadas en el Registro.

¿Qué plazo hay para subsanar?
No hay un plazo determinado. No obstante, es de advertir que el asiento de presentación de un depósito de cuentas, tiene una duración de 5 meses (art. 367 RRM)

¿Quién ha de firmar la Certificación de aprobación de Cuentas?
Dependiendo del órgano de administración de la Sociedad y siempre que figure vigente e inscrito en el Registro:
En el caso de Administrador Único, el Administrador Único
En el caso de Administradores Solidarios, bastará con la firma de uno de ellos.
En el caso de Administradores Mancomunados:

• tratándose de sociedades anónimas los dos.
• en el caso de sociedades de responsabilidad limitada, los administradores a los que los estatutos atribuyan el poder de representación. Ejemplo: si hay 5 administradores mancomunados nombrados y los estatutos establecen que será suficiente la actuación de dos cualesquiera de ellos, esas dos firmas serán las únicas necesarias en la certificación.

En el caso de Consejo de Administración, el secretario o vicesecretario con el visto bueno del presidente o vicepresidente.

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Las deducciones autonómicas de la Comunidad de Madrid

Las deducciones en la comunidad de Madrid son principalmente las siguientes :

1.- Deducción por nacimiento o adopción de hijos:
- Primer menor: 600 €.
- Segundo menor: 750 €.
- Tercer menor o sucesivos: 900 €.
- En el caso de partos o adopciones múltiples, las cuantías seincrementarán en 600 € por cada hijo.
- La suma de la base imponible general y la del ahorro, no puede ser superior a 25.620 € en tributación individual o a 36.200 € en tributación conjunta.

2.- Deducción de 600 €/hijo por adopción internacional.
Esta deducción es compatible con la deducción por nacimiento o adopción de hijos.

3.- Deducción por acogimiento familiar de menores en régimen de acogimiento familiar simple, permanente o preadoptivo, administrativo o judicial, siempre que convivan con el menor durante más de 183 días del período impositivo:
- Primer menor: 600 €.
- Segundo menor: 750 €.
- Tercer menor o sucesivos: 900 €.
- No dará derecho a esta deducción el supuesto de acogimiento familiar preadoptivo cuando se produjera la adopción del menor durante el período impositivo.
- La suma de la base imponible general y la del ahorro, no puede ser superior a 25.620 € e ntributación individual o a 36.200 € en tributación conjunta.

4.- Deducción por acogimiento no remunerado de mayores de 65 años y/o discapacitados:
- 900 € por cada persona mayor de 65 años o discapacitada con un grado de minusvalía igual o superior al 33 por 100, que conviva con el contribuyente durante más de 183 días al año en régimen de acogimiento sin contraprestación, cuando no diera lugar a la obtención de ayudas o
subvenciones de la Comunidad de Madrid.
- No se podrá practicar esta deducción si existe parentesco de grado igual o inferior al cuarto.
- La suma de la base imponible general y la del ahorro, no puede ser superior a 25.620 € en tributación individual o a 36.200 € en tributación conjunta.

5.- Deducción del 20% por arrendamiento de vivienda habitual efectuado por menores de 35
años:
- Límite máximo de 840 €.
- Las cantidades abonadas por el arrendamiento de la vivienda habitual deben superar el 10 por 100 de la base imponible general y del ahorro del contribuyente.
- La suma de la base imponible general y la del ahorro, no puede ser superior a 25.620 € en tributación individual o a 36.200 € en tributación conjunta.

6.- Novedad: se suprime la deducción por donativos a Fundaciones.

7.- Deducción por el incremento de los costes de financiación ajena para la inversión en vivienda habitual derivado del alza de los tipos de interés. Requisitos:
- Que la inversión en vivienda habitual se realice mediante un préstamo hipotecario concertado con entidad financiera a tipo de interés variable.
- Que la adquisición o rehabilitación de la vivienda o la adecuación de la vivienda para personas con discapacidad, para la que se haya solicitado el préstamo hipotecario, se haya efectuado antes del inicio del período impositivo.
Cálculo del porcentaje de deducción: % = x 100 Valor medio Euribor en el año - Euribor medio 2007
Valor medio de índice Euribor a 1 año del período impositivo
La base de la deducción se determinará de acuerdo con el siguiente procedimiento:
- Se calculará el importe total de los intereses satisfechos en el período impositivo por el contribuyente que den lugar a su vez a deducción por inversión en la vivienda habitual, con el límite de 9.015 €. A este importe se le detraerán las cantidades obtenidas de los instrumentos de cobertura de riesgo de variación del tipo de interés variable de préstamos hipotecarios a los que se refiere la Ley estatal del Impuesto.
- La cantidad anterior se multiplicará por el o los coeficientes que resulten de aplicación de los siguientes:
- Si el contribuyente tiene derecho a la compensación de la vivienda habitual regulada en la norma estatal: 0,80 a los primeros 4.507 € de intereses satisfechos y 0,85 al resto de intereses hasta un máximo de 9.015 €.
- 0,85 en el resto de los supuestos.
- La base de deducción se obtendrá de multiplicar 0,33 por el resultado obtenido en el punto anterior.
- La suma de la base imponible general y la del ahorro, no puede ser superior a 25.620 € en tributación individual o a 36.200 € en tributación conjunta.

8.- Deducción por gastos educativos. Los porcentajes son los siguientes:
- 15% de los gastos de escolaridad.
- 10% de los gastos de enseñanza de idiomas.
- 5% de los gastos de adquisición de vestuario de uso exclusivo escolar.
- La base de deducción estará constituida por las cantidades satisfechas por los conceptos de escolaridad y adquisición de vestuario de uso exclusivo escolar de los hijos o descendientes durante las etapas correspondientes al segundo ciclo de Educación Infantil y de Educación Básica Obligatoria, así como por la enseñanza de idiomas, tanto si esta se imparte como actividad extraescolar como si tiene el carácter de educación de régimen especial.
- La base de la deducción se minorará en el importe de las becas y ayudas obtenidas de la Comunidad de Madrid o de cualquier otra Administración Pública que cubran todos o parte de los gastos citados.
- La cantidad a deducir no podrá exceder de 400 € por cada uno de los hijos o descendientes por los que tengan derecho al mínimo por descendientes regulados en la norma estatal.
- En el caso de que el contribuyente tuviese derecho a practicar deducción por gastos de escolaridad, el límite de la deducción se eleva a 900 € por cada uno de los hijos o descendientes.
- Solo tendrán derecho a la deducción los padres o ascendientes que convivan con sus hijos o descendientes escolarizados.
- Para aplicar esta deducción la base imponible general y del ahorro, junto con la correspondiente al resto de miembros de su unidad familiar, no puede superar la cantidad resultante de multiplicar por 30.000 el número de miembros de dicha unidad familiar.

9.- Deducción del 10% del importe de la cuota íntegra autonómica, menos el resto de deducciones autonómicas y la parte de deducciones estatales sobre dicha cuota íntegra, para los contribuyentes que tengan dos o más descendientes que generen a su favor el derecho a la aplicación del mínimo por descendientes y cuya suma de bases imponibles no sea superior a 24.000€.

10.- Deducción del 20%, con un límite de 4.000 € anuales, de las cantidades invertidas en la adquisición de acciones o participaciones sociales como consecuencia de acuerdos de constitución de sociedades o de ampliación de capital en las sociedades mercantiles que revistan la forma de Sociedad Anónima, de Responsabilidad Limitada, Sociedad Anónima Laboral o Responsabilidad Limitada Laboral. Es necesario que, además del capital financiero, el inversor aporte los conocimientos empresariales o profesionales adecuados para el desarrollo de la sociedad en la que invierten. Requisitos:
- Que como consecuencia de la participación adquirida por el contribuyente, computada junto con la que posean de la misma entidad su cónyuge o personas unidas al contribuyente por razón de parentesco, en línea recta o colateral, por consaguinidad o afinidad hasta el tercer grado incluido, no se llegue a poseer durante ningún día del año natural más del 40 por 100 del total del capital social de la entidad o de sus derechos de voto.
- Que dicha participación se mantenga un mínimo de 3 años.
- Que la entidad de la que se adquieran las acciones o participaciones cumpla los siguientes requisitos:
- Que tenga su domicilio social y fiscal en la Comunidad de Madrid.
- Que desarrolle una actividad económica y ésta no sea la gestión de un patrimonio mobiliario o inmobiliario conforme a lo establecido en el Impuesto sobre el Patrimonio.
· Que, para el caso en que la inversión efectuada corresponda a la constitución de la entidad, desde el primer ejercicio fiscal cuente, al menos, con una persona contratada con contrato laboral y a jornada completa y dada de alta en el Régimen General de la Seguridad Social.
- Que, para el caso en que la inversión efectuada corresponda a una ampliación de capital de la entidad, dicha entidad hubiera sido constituida dentro de los 3 años anteriores a la ampliación de capital y que la plantilla media de la entidad, durante los dos ejercicios fiscales posteriores al de la ampliación se incremente, respecto de la plantilla media que tuviera en los doce meses anteriores, al menos en una persona, y dicho incremento se mantenga al menos otros 24 meses.

11.- Deducción de 1.000 € para los contribuyentes menores de 35 años que causen alta por primera vez en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores después del 23 de febrero de 2010. La deducción se practicará en el período impositivo en que se produzca el alta en el Censo y deberá mantenerse en el citado Censo al menos 1 año desde el alta.

12.- Deducción del 20%, con un máximo de 10.000 €, de las cantidades invertidas, después del 23 de febrero de 2010 en la adquisición de acciones correspondientes a procesos de ampliación de capital o de oferta pública de valores, en ambos casos a través del segmento de empresas en expansión del Mercado Alternativo Bursátil. Requisitos:
- Que las acciones o participaciones adquiridas se mantengan al menos durante 2 años.
- Que la participación en la entidad a la que correspondan las acciones o participaciones no sea superior al 10 por 100 del capital social.
- La sociedad en que se produzca la inversión debe tener el domicilio social y fiscal en la Comunidad de Madrid, y no debe tener como actividad principal la gestión de un patrimonio mobiliario o inmobiliario, conforme a lo dispuesto en la norma del Impuesto sobre el Patrimonio. Este requisito debe cumplirse durante un período de dos años, como mínimo, contado desde la fecha de adquisición de la participación.
- Esta deducción es incompatible, para las mismas inversiones, con la deducción por inversión en la adquisición de acciones o participaciones sociales en entidades nuevas o de reciente creación.

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